Inkoopbeleid kan nog veel beter

Duurzaamheid
Innovatie
Patrick Halters
Contractmanager bij Directie Stadswerken van gemeente Amsterdam
18 maart 2022

Er valt nog wel wat te verbeteren aan de inkoopprocessen bij de overheid.  Contractmanager en kwaliteitsdeskundige Patrick Halters is ervan overtuigd dat spendanalyses en uniforme bestelprocedures een flinke efficiencywinst kunnen opleveren - en problemen met de rechtmatigheid van aanbestedingen kunnen voorkomen.

Wie bij de functies Auditor, Controller, Inkoopanalist en Contractmanager denkt aan iemand die zich het liefst begraaft in cijfers en Excel-sheets, is bij Patrick Halters (50) aan het verkeerde adres. “In mijn vrije tijd ben ik actief in verschillende sociale initiatieven en de lokale politiek in Zaanstad. Maar ik ben geboren in Made, bij de Biesbosch, en ben altijd een Brabander gebleven. Een Bourgondiër die van cijfers houdt, zo kun je me wel omschrijven.” 

Nieuwe dingen ontdekken

Het cv van Patrick laat zien dat hij ook van afwisseling houdt. In zijn loopbaan bewoog hij zich vanuit de accountancy naar kwaliteits- en inkoopmanagement en werkte hij voor een groot aantal bedrijven en overheden. “Ik vind het leuk om nieuwe dingen te ontdekken en niet te veel routinematig werk te doen,” zegt hij. “De grootste gemene deler in mijn functies: zorgen voor een verbeterslag in de organisatie, met name in de inkoop.” 

Spendanalyse

Een van de belangrijkste instrumenten om het inkoopbeleid van een organisatie te toetsen en te verbeteren is in Patricks ogen de spendanalyse. Deze analyse brengt leveranciers, productcategorieën en verbruikers  in kaart en laat zien waar besparingen en professionalisering mogelijk zijn. “Voor mensen die recent de inkoopopleidingen zoals NEVI 1 en NEVI 2 hebben gevolgd, is deze manier van werken al gemeengoed, maar dat geldt helaas nog niet voor de praktijk. Die kan vaak nog een stuk beter.”

Besparingen

Een voorbeeld van zo’n spendanalyse was het project dat Patrick in 2017 voor de gemeente Almere uitvoerde. “Als kwartiermaker had ik de taak een spendanalyse voor de gemeentelijke organisatie op te zetten, op basis van diverse inkoopcategorieën in een Access database. Als basis gebruikte ik de Kraljic-methode, aangevuld met andere inzichten. Bijvoorbeeld hoe belangrijk je als afnemer voor de leverancier bent, hoe politiek gevoelig het product is, of inzichten op het gebied van Kwaliteitszorg (PDCA).”

Kraljic-methode

In de Kraljic-methode worden vier productcategorieën onderscheiden: hefboom-, knelpunt-, routine-  en strategische producten. Patrick: “Bij routineproducten zijn er veel aanbieders van vergelijkbare kwaliteit, dan kun je vooral op concurrentie selecteren. Bij strategische producten ben je als inkoper afhankelijk van een of twee aanbieders, daar moet je aan de voorkant overleggen en samenwerken.”

Eyeopener

Wat Patrick in Almere opviel: een goede grafische weergave van de spendanalyse helpt enorm om de boodschap over te brengen. “Een Excel-sheet met cijfers, vergezeld van een mondelinge of schriftelijke uitleg, is vaak minder begrijpelijk dan een goede graphic. De grafieken die ik vanuit het Excel-bestand had gemaakt, waren voor de medewerkers een eyeopener. Ze zagen in één oogopslag het belang van bepaalde inkoopkeuzes.”

Administratielast verminderen

Tussen 2009 en 2016 werkte Patrick onder meer als 1e controlemedewerker bij de GGD Amsterdam. Zijn belangrijkste opdracht: het inkoopproces van inhuurkrachten stroomlijnen. “De GGD huurde via diverse uitzendbureaus extra personeel in. Het ‘zevenkoppig monster’ noemden we dat, want alle uitzendbureaus hadden hun eigen contracten en systemen. Dat zorgde intern bij de GGD voor een forse administratielast. Toen hebben wij als Team Inkoop gebruikgemaakt van één bestaand systeem voor de inhuur, waaraan de uitzendbureaus vervolgens hun systemen konden koppelen. Door die uniformering en digitalisering gingen de interne kosten een stuk omlaag en de bewustwording over de kosten van inhuur omhoog.”

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid is een aandachtspunt waar bij inkoop van gemeentes steeds meer op wordt gelet. Patrick: “De uitgaven per contract over vier jaar mogen niet boven de 220.000 euro uitkomen, anders moet er Europees worden aanbesteed. Met een goede analyse wordt dat zichtbaar en kun je problemen met de rechtmatigheid van contracten voorkomen. Voordat een accountant alarm slaat.”

Stadswerken

De afgelopen jaren werkte Patrick onder meer als Projectleider contractbeheer VISI en als KennisBasis Moderator bij het Ingenieursbureau van de gemeente Amsterdam. Sinds kort is hij actief als Contractmanager bij Stadswerken, het onderdeel dat verantwoordelijk is voor onder meer groenonderhoud, verkeersinstallaties, schoonmaak en strooiwerkzaamheden in de hoofdstad. “Ik hoop hier mijn ervaringen met categorisering en het digitaliseren van bestellingen opnieuw te kunnen inzetten om een efficiencyslag te maken.”

3 tot 10 procent besparen

De vraag hoeveel besparing je met behulp van een spendanalyse of met een uniforme bestelprocedure kunt realiseren, is niet zo gemakkelijk te beantwoorden, zegt Patrick. “Het is van zoveel dingen afhankelijk, bijvoorbeeld van de aandacht die er eerder al voor inkoop was. Maar ik durf de stelling aan dat je met deze aanpak doorgaans tussen de 3 en 10 procent besparing kunt behalen.”

Sociaal domein

Tot dusver werkte Patrick meestal in het fysieke domein. Maar in de toekomst ziet hij zich ook wel in het sociale domein werken aan inkoopstrategieën en contract management. “Ook daar worden producten en diensten ingekocht en kunnen ongetwijfeld dingen verbeterd worden. Dus ook daar valt er genoeg te ontdekken voor een Bourgondiër die van cijfers houdt.”