Door graven en schade digitaal wijs

BLOG
Duurzaamheid
Innovatie
Joost Schut
Oprichter KE-Works
22 december 2021

We moeten ons niet laten leiden door software, de experts moeten software leiden. En die expert, dat ben jij. In gesprek met Joost Schut over software als digitale lust in plaats van administratieve last. En over het KLO dat digitalisering ketenbreed inzet om graafschade te voorkomen. 

Joost Schut is oprichter en eigenaar van KE-works. Waarbij KE staat voor Knowledge Engineering. En ook al studeerde hij zelf ooit lucht- en ruimtevaarttechniek, hij staat met zijn beide benen stevig op de grond. Op dezelfde grond die vol zit met leidingen. Leidingen die vaak graafschade oplopen. Graven gebeurt in een keten van organisaties en als het dan misgaat, tsja … Gebrek aan informatie tijdens het graven is vaak de schuldige, maar wie is er dan verantwoordelijk? 

Publiek verantwoordelijk

Joost: “Er zit een publieke verantwoordelijkheid in, het gaat om herstel, maar ook om veiligheid. Als publiek opdrachtgever voel je daar ook die publieke verantwoordelijkheid voor. Afhankelijk van het contract is het vaak ook niet de verantwoordelijkheid van de aannemer om vooronderzoek te doen. Wil je dit echt aanpakken, moet je anders samenwerken.” 

Piloot versus graver

Gravers werken vergelijkbaar als piloten, leert Joost ons. “Een piloot werkt als volgt: heb ik al mijn checks gedaan, heb ik daarna de juiste beslissingen genomen, en achteraf helpt het je om aan te tonen dat je dat ook goed gedaan hebt.” 

Als je de pilotenwerkwijze vertaalt naar het graven, werkt dit als volgt: “Hergebruik van wat je hebt afgesproken met elkaar, denk aan risico-maatregelenplannen, veel is er al. Het uitvoeren van de werkwijze zelf. Hoe hebben we het gedaan, wat zijn mijn aandachtspunten, wat is er al gebeurd? En als derde de informatie die dan werkelijk is afgezet. Wat is dan het resultaat, hoe kun je dat relateren aan wat we hebben gedaan? Die data kun je gebruiken om je proces te verbeteren of om er een algoritme op te zetten om er patronen uit te halen, als in: hier zit een correlatie, ga daar eens naar kijken. Dat is waar big data en predictive maintenance op zit.” 

KLO ontmoet KE-works

Met KE-works brengt Joost digitalisering en engineering samen. Waarbij digitalisering gebruikt wordt als gereedschap. “De expert moet het systeem besturen.” Zo’n twee jaar geleden komt Joost in contact met vereniging KLO, het Kabel- en Leidingoverleg. Zij werken dan al aan een stelselverandering over de gehele keten. Er is namelijk te veel graafwerk dat onverwachts leidingen tegenkomt. De graafschade is nog te groot en dat moet beter vindt Agentschap Telecom. “In 2016 ontstaat daarom de CROW 500. Een richtlijn vanuit de keten die vertelt hoe de keten samen gaat werken.” Dit vraagt om een andere manier van samenwerken, beaamt Joost. De keten is enorm verzuild. 

Digitaal samenwerken 

Joost vertelt op zijn beurt aan het KLO wat KE-works doet: “Wij verbinden mensen in verschillende rollen, om gezamenlijk naar een kwalitatief hoogstaand resultaat te werken. Wij geloven dat je vanuit een digitaal middel – als je experts daarin verantwoordelijk houdt – naar een hogere kwaliteit kunt komen. Het is altijd een combinatie van de verantwoordelijkheid van de expert en het digitale proces.” Er is een match tussen de partijen en meer dan voldoende grond voor samenwerking.  

Piramide van communicatie

Geholpen door corona zijn wekelijks meetings met een vaste club mensen vanuit het hele land makkelijk(er) te organiseren. “Je zit met zo’n 20 experts in een vergadering en parallel daaraan hebben al die experts er weer een groep van 20 of 30 mensen achter zitten. Dus er zit een hele piramide van communicatie achter.” Laten wij even boven in die piramide beginnen. Die 20 mensen, wie zijn ze en waar komen ze vandaan? “We hebben ze verdeeld in drie bloedgroepen. Netbeheerders, beheerders openbare ruimte en grondroerders.” 

Van schets naar pilot

Na meer dan anderhalf jaar praten en prototypen, is alles besproken wat besproken moest worden, de nodige tests zijn uitgevoerd en de pilot draait. En anderhalf jaar klinkt misschien lang, maar als je hoort wat er allemaal is gebeurd … dan is dit proces eigenlijk in een sneltreinvaart voltrokken. 

Allereerst zit iedereen nog zo in zijn eigen processen, dat het nodig is om daar uit te stappen. Want wat doe je eigenlijk? Om van al die eilandjes met hun eigen processen één land te maken met een uniforme werkwijze, dat is met recht een grote klus. “Dat is de zachte kant van ons werk, met mensen in gesprek gaan. Verbinden, de communicatie neerzetten.” 

Dat roept meteen een vraag op, want hoe communiceer je met elkaar of misschien wel: hoe wil je met elkaar communiceren? Joost haalt er de andere applicatie van KE-works bij om dit te verduidelijken. Deze is gericht op kwaliteitsborging door formulieren. “Als je iets bouwt of inspecteert, dan betekent dat dat je met een voorbereider en een uitvoerder zit. Hoe lever je de informatie aan en hoe voldoe je aan alle eisen aan het einde?” Zo’n proces neem je dus onder de loep, waarbij je alle stappen doorloopt en verantwoordelijkheden en rechten checkt. 

Zo ook nu. Naar ieders belang wordt geluisterd. Daarna wordt besloten hoe zo’n digitaal platform eruit dient te zien. “Samen afstemmen, samen testen en alles laten aansluiten op verschillende partijen.” Continuïteit is hierbij een belangrijke factor. De proof of concept is geslaagd en inmiddels is de pilotfase gestart. De individuele partijen zijn aan het graven. 

Geen administratieve applicatie

Het afbreukrisico zit ‘m voor Joost in het daadwerkelijke gebruik van de applicatie. Zit je tot over je oren begraven in de administratie, dan gaat er iets mis. “Als het een administratieve applicatie wordt, ben ik weg”, zegt hij stellig. “Ik wil toegevoegde waarde leveren vanuit een applicatie en digitaal samenwerken helpt om die kwaliteitsverbetering op te leveren.” Oftewel, als je software gebruikt om alles vast te leggen, dan haal je de flexibiliteit volledig uit het systeem en dat is nou net niet de bedoeling. Omdat de realiteit altijd weerbarstiger is, moet de expert kunnen afwijken van de afspraken. “Dat is oké”, geeft Joost aan. 

“Van procedures volgen is het nu ook expertgericht. Elke expert in zo’n keten heeft flexibiliteit en ruimte nodig om het doel te behalen.” En als het beter kan, dan leer je ervan en verbeter je het proces. 

Word je eigen systeembeheerder

Nog zoiets, Joost vindt ook dat als je processen wijzigen, je dit zelf moet kunnen doorvoeren in de software. Daarvoor moet je geen systeembeheerder bellen. “Je bent ongemerkt ook al de systeembeheerder van je eigen telefoon geworden, toch?” Joost maakt bijzonder ingewikkelde zaken graag simpel. 

Van groot naar klein

Het KLO is een groot verhaal. Dit verhaal, maar dan in het klein bestaat ook. Dezelfde transitie, maar dan in een ander formaat. En veel kleine verhalen maken trouwens ook een groot verhaal. Denk aan aannemers die kwaliteit willen leveren. Als je veel meer overlaat aan onderaannemers, dan kun je wel wat ondersteuning gebruiken als het gaat om samenwerking. Leg je jouw werk ergens neer, dan wil je ervan overtuigd zijn dat het goed gaat, dat het wordt zoals jij het bedoelt. Zo wil je voorkomen dat je achteraf zegt: ‘Dit was het dus niet.’ Door werkzaamheden en werkafspraken digitaal te borgen, zonder in te boeten aan flexibiliteit – want hé, de expert bepaalt, niet het systeem – zal het werk soepeler en naar verwachting worden uitgevoerd.  

Duurzaam bijdragen

KE-works wil dat zijn bijdrage duurzaam is en van toegevoegde waarde voor de maatschappij. Dat samenwerkingen naar een hoger niveau getild worden en dat dan allemaal digitaal vertaald in software die met de organisaties mee veranderen. “Zo mogen wij ook een bijdrage leveren aan het verhaal van het KLO. Wij begeleiden, maar de experts doen.”