Voorbereiding voorkomt claims

BLOG
Projectmanagement
Wet- & regelgeving
Jasper Tiessens
Directeur contractmanagement bij Vijverberg
13 juli 2021
Directeuren die discussiëren, projectleiders die gewoon acteren en denken: ‘het komt wel goed’, en een contractmanager die uiteindelijk alle feiten mag opdiepen uit de brokstukken. Want wie is er écht verantwoordelijk voor het overschrijden van contractuele afspraken? Jasper Tiessens, directeur contractmanagement bij Vijverberg, vindt dat er echt wel tijd is om dit anders te doen. Hij heeft een aantal tips.  

“Die verschillende krachten: de wens van invloed uitoefenen en de wens van voorspelbaarheid zijn niet te verenigen in een duurcontract. Dat kun je proberen, maar uiteindelijk is het beter die twee te managen, dan te proberen te voorkomen dat beide krachten clashen. Bij dit voorkomen komt  contractmanagement om de hoek kijken.” 

Contractmanagement

Na zijn studie rechten wilde hij werken met iets tastbaars: “Ik moet het kunnen beetpakken.” Aan die wens wordt in de bouwwereld natuurlijk meer dan voldaan. Bij Vijverberg werkt hij mee aan uitdagende en multidisciplinaire opdrachten. Denk aan de ondersteuning bij de bouw van de Noord-Zuidlijn, diverse grote vastgoedprojecten, of nu, de planning voor de ring Antwerpen … Jasper is bij Vijverberg verantwoordelijk voor contractmanagement en claims, want ja, die laatste zijn er ook genoeg. 

Veranderingen 

Wat is er nou zo leuk aan het managen van contracten? “Je bent onderdeel van een team, samen met een team maak je een project en dat project kent veel uitdagingen.” En met die uitdagingen bedoelt hij vooral de veranderingen die zich voordoen tijdens de duur van een contract. Want bij grote projecten die jaren duren, zijn veranderingen een gegeven. 

Toekomstige omstandigheden

Een contract is volgens hem een verzameling aannames van mogelijke toekomstige omstandigheden. In contracten zit dus ook een wijzigingsartikel en dat is niet voor niets. Jasper vertelt dat er ooit een adviseur was, werkzaam bij een niet nader te noemen gemeente, die dacht: we halen die wijzigingspassage eruit; dan blijven wijzigingen achterwege en blijft het budget gelijk. Dit voldoet natuurlijk volledig aan de wens van een opdrachtgever om vooraf 100% zekerheid te hebben over het uit te geven budget. 

Budgetdenken wordt dat genoemd. “Een opdrachtgever neemt een investeringsbeslissing en wil daarin geen wijzigingen.” Maar slim is dat niet, sterker nog, Jasper noemt dit een drama. Moest er wat gewijzigd worden, dan kon dat niet. “Misschien zijn de lichten beter, wordt er gebruikgemaakt van andere materialen, veranderen regels, de eindgebruiker verandert. Veranderingen zijn inherent aan langlopende overeenkomsten.” Jasper verbaast zich er vooral over dat veranderingen het publiek zo verbazen. 

Tip 1: Accepteer dat er wijzigingen optreden tijdens een project. 

Met contractmanagement kijk je naar de voorspelbare kosten en de bijbehorende gevolgen daarvan. De contractmanager maakt afspraken met opdrachtgever en opdrachtnemer en de wijzigingsprocedure dient er als volgt uit te zien:

  1. De opdrachtgever wil iets anders en gaat met zijn vraag naar de opdrachtnemer. De opdrachtnemer werkt vervolgens de vraag uit. Eerst kom je tot overeenstemming met betrekking tot de technische scope. 
  2. Opdrachtgever en opdrachtnemer bekijken consequenties van de wijziging wat betreft planning en financiën. 

Jasper is heel duidelijk over de volgorde van bovenstaande punten: “Dit is niet te verwarren. Niet eerst over het geld: ‘Ik wil het anders, wat kost dat?’ Eerst moet je kijken wat je anders wilt en dan wat de daadwerkelijke impact daarvan is. Dan is het heel goed te stroomlijnen.” 

Stop dus met sturen vanuit je portemonnee, zegt hij, praat vanuit de wens. Een wijziging moet noodzakelijk zijn en niet slechts ‘nice to have’, want wijzigingen aanbrengen in ingewikkelde contracten zijn ontzettend duur. Wil je tijdens een proces ingrijpen, dan moet er veel opnieuw gedaan worden. Vind je de gewenste aanpassing vervolgens te duur, dan is het bijna niet te doen om dit goedkoper te maken. Dan kun je beter zeggen: ‘We doen het niet.’ 

Dat is ook de reden dat de Noord-Zuidlijn geen reclame kent met videoschermen. De videoschermen stonden simpelweg niet in het bestek, vertelt Jasper. En toen de gemeente wilde weten wat deze wijziging zou kosten, vond ze deze aanpassing te duur.  

Claims

Over geld gesproken: veel claims ontstaan omdat een partij – opdrachtgever of opdrachtnemer – te weinig heeft gekregen of te veel heeft betaald. “Hoe komt het nou dat het project vertraagd is en welke kosten hangen daarmee samen? Die rapporten stellen wij ook op voor rechtszaken en schikkingen.” Als een ware Sherlock Holmes gaan Jasper en zijn team op onderzoek uit. Alle feiten komen op tafel en die enorme berg aan data wordt geanalyseerd. Vijverberg wordt hierbij ingezet als een onafhankelijke partij. “We kiezen een methode aan de hand waarvan we gaan analyseren. Dit zijn vaak internationale methodes.” Het buitenland is namelijk veel verder in deze wetenschap.

Maar toch, opdrachtgever en opdrachtnemer hebben één doel: namelijk iets moois maken. Hoe kan één doel dan toch ontaarden in ruzie? “Dat komt omdat er niet altijd gebouwd wordt conform contractuele afspraken. Als het gebouwd wordt, ziet het er toch anders uit. Het is een vertaling. Veel grote bouwcontracten zijn nu design and construct, maar er moet ook een ontwerpdeel worden uitgewerkt door de opdrachtnemer. Hoe ga je daarmee om?” 

En dan gaan directeuren discussiëren, waarbij zij zich niet aan de feiten houden, want die ontbreken vaak. Directeuren gaan discussiëren om de ander te overtuigen van hun reeds ingenomen standpunt. Volgens Jasper kom je er op die manier alleen maar uit als je in een serie of een film speelt. In het echte leven werkt het anders. “Wat je dan nodig hebt, zijn feiten, op een goede manier gepresenteerd; dit is er daadwerkelijk gebeurd en dit is het aannemelijk causaal verband.” 

Tip 2: Zorg voor een goede voorbereiding.

Een bouwcontract bestaat uit bijzonder veel woorden, ordners vol, vertelt Jasper. En dan zijn er tussen die woorden in die ordners ook nog tegenstrijdigheden te vinden. Daarbij komen nog allerlei berekeningsnormen, wie leest alle kleine lettertjes. Meestal beginnen we gewoon … 

Met een goede voorbereiding is de kans op ruzie aan het einde kleiner. “Het mooist zou zijn als je je planning en je cost-control-mechanismes zo inricht dat je met één druk op de knop de gevolgen van wijzigingen heel simpel kunt analyseren.” Oftewel, bereid je goed voor en houd alles goed bij. En als je tussendoor ook eens op die knop drukt, heb je de kans om bij te sturen. Klinkt simpel, blijkt in de praktijk bijzonder lastig. Maar ja, dan wordt het aan de achterkant dus nog veel lastiger. Investeren aan de voorkant, brengt vooral veel gemak aan de achterkant. “Door schade en schande wijs worden is een dure en ingewikkelde leerschool.”  

“Keuzes worden gestuurd door aanbod”, zegt Jasper. Weet dus dat dit kan! 

Tip 3: Laat je projectteam vooraf trainen en oefenen.

Jasper vraagt zich af waarom een projectteam niet bestaat uit vaste mensen die op elkaar zijn ingespeeld. Vanuit Vijverberg leveren zij vaste teams die niet na een project als los zand uit elkaar vallen. Juist om kennis te borgen. 

Tactiek bepalen

Er is een verschil tussen de spelregels en het spel. Het contract kan je zien als de spelregels. De vraag die hij zichzelf stelt: Waarom gaat een team niet eerst een paar dagen op de hei zitten om het ‘spel’ te oefenen? “Als je Risk wilt spelen, lees je eerst de spelregels, dan weet je wat wel en niet mag, maar dat betekent niet dat je het spel al kunt spelen. De slimste tactieken bepaal je door te oefenen.” 

“Zo leren ze ook hoe je als projectleider reageert, wanneer het spannend wordt.” Al die verschillende planningen in elkaar draaien, ga er maar aan staan. Dat is niet niks. Wat doe je als er een vrachtwagen in de file staat met een betonplaat die je nu nodig hebt, wat doe je wanneer de kraanmachinist ziek is op de dag dat jij ‘m nodig hebt … “Als je het in de tussentijd anders wilt doen, moet je wel iedereen onder controle hebben.” Oefenen, oefenen, oefenen dus. 

“Iemand van de planning leerde mij: het kan altijd sneller, en iemand van de kosten leerde mij: het kan nooit goedkoper.” Tijd is relatief, zegt hij, de tijd is er dus wel om te werken aan die goede voorbereiding, en door die voorbereiding kun je vooruitkijken en ga je misschien zelfs wel sneller …