Primaire processen die meebouwen aan projecten

BLOG
Projectmanagement
Jan van der Veen
Projectmanager Nieuwe Universiteitsgebouw VU
03 september 2021
Verbouwing Binnenhof buitensporig? Opdrachtgevers te onderscheiden in type luisterend oor of botte bijl en groot ego? Jan van der Veen, al ruim 20 jaar projectmanager vertelt over zijn ervaringen en deelt zijn meest wijze lessen. Opgelet opdrachtgevers, deze is voor jullie!

Als hij eerlijk was tegenover zichzelf, had hij niet de skills zoals een Rem Koolhaas. Dus hij maakte de switch van architect naar projectmanager. Van mooie gebouwen naar cijfers en tijd. Saai? Absoluut niet. “Ik ben altijd al een regelfiguur geweest.” En er moet dan ook een heleboel geregeld worden tijdens de bouw van een project. 

Grijze haren

“Ik heb al behoorlijk grijze haren en over anderhalve maand word ik 70,” verklapt Jan. Maar dat mag de pret niet drukken rondom projectmanagement. Zojuist heeft hij getekend voor nog een jaar bij de VU. Al zeven jaar zet hij zich samen met een fijn team in voor de nieuwbouw van deze prachtige universiteit. Hij schetst even een plaatje voor ons lezers. “3-laagse parkeergarage die 17 meter de grond in gaat en iets van 21.000 m2 is en daar hebben we dan nog 30.000 m2 onderwijsgebouw opgezet.” Nog nooit heeft hij in zijn werkzame jaren zo’n groot project de uitvoering in geholpen.

Vroeger

Met zijn ervaring en bewezen trackrecord is de mening van Jan er één die telt. Hij roept niet ‘vroeger was alles beter’, maar dat vandaag alles sneller gaat, dat is een gegeven. “Heb je na 10 minuten je mail nog niet beantwoord, krijg je een appje.” En soms gaan zaken ook gewoon te snel. Precies dát is waar we waakzaam voor moeten zijn, volgens hem. “Vanuit de hogere leiding hoor je dan ineens: het moet sneller starten, want dan zijn we eerder klaar.” Maar sneller starten en eerder klaar blijkt een utopie. “Het veroorzaakt vertraging. Je komt veel ellende tegen, omdat zo’n project niet zorgvuldig op de markt wordt gegooid.” En daarom vraagt een adviesfunctie om ballen. 

Persoonlijk belang

Dat praten met ballen verklaart hij nader. “Als adviseur verleen je diensten aan de opdrachtgever. Dat doe je zo goed mogelijk en je werkt aan een prettige sfeer. Maar je moet ook waarschuwen als het niet goed gaat en dat is niet leuk.” Het gevaar schuilt in het willen pleasen van de opdrachtgever en zelfs met de nodige ervaring is waarschuwen lastig, is Jans ervaring: “Om vanuit bestaande verhoudingen te adviseren: dit moet je niet doen.” Er zijn twee typen opdrachtgevers die je op dat moment voor je kunt hebben. Type luisterend oor, de opdrachtgever die weet dat hij jou in de arm heeft genomen, juist ook om jouw kennis en kunde, en het type botte bijl. “De meer in het gelijk zittende opdrachtgever, dan wordt het lastig.” Om er maar meteen een goed advies in te gooien: “Maak duidelijk welke risico’s ze lopen. Niet alleen in het project, maar ook persoonlijk. Ontdek het persoonlijke belang.” Een goed project zou zomaar een mooie promotie in kunnen houden … 

Pittige discussie

De klik die je hebt met de mensen waar je mee te maken hebt, daar draait het om. Met de architect voor de VU was die klik er direct. Met de aannemer is er in het begin behoorlijk geknokt. Dat heeft dan weer alles te maken met het contract dat is gemaakt, compleet met discussiepunten, dat is in het begin aftasten … “Je kunt veel opschrijven en vastleggen, maar uiteindelijk gaat het om vertrouwen, om de ander iets gunnen. En dat is in de samenwerking bij de VU goed gelukt. De beste bouwwerken zijn de bouwwerken waarbij de mensen elke dag met plezier naar het werk gaan.” En ieder goedlopend project kent pittige discussie en gerammel met juristen, weet Jan. Die juristen worden ingevlogen om alles duidelijk te maken om dan vervolgens in der minne – Jan gooit er een prachtige term in – te schikken. “De kop koffie die je dan samen drinkt en waarbij gezegd wordt: ‘En zo lossen we het op’.” 

Mediation

Gelukkig heeft Jan zijn papieren voor mediation in zijn rugtas zitten. Problemen oplossen is in de bouw aan de orde van de dag. Uiteraard is een ‘echte’ mediator onafhankelijk. Jan gebruikt zijn vaardigheden om op te sturen. “Niet om te duwen, maar om een spiegel voor te houden. ‘Die kant opgaan heeft consequenties, hoe zit dat dan in onze verhouding? Wat is het belang van eenieder? Jouw belang mag mijn belang niet in de weg zitten en is ons gezamenlijk belang niet een gebouw afmaken?’” Na de resetknop ingedrukt te hebben, kan iedereen weer door … 

Primair proces

De belangrijkste les die we vandaag van Jan kunnen leren, is dat alles begint en eindigt bij de opdrachtgever en dat de opdrachtgever zijn primaire proces op orde moet hebben. “De opdrachtgever is bepalend voor alles wat gebeurt, dat besef is er niet altijd.” Stenen stapelen is het minst moeilijk, vertelt hij. “Men gaat ogenblikkelijk de inhoud in: mooi gebouw, mooi ontwerp enzovoorts. Maar het managen van je eigen organisatie is het allerbelangrijkst.” Dat primaire proces kan namelijk een flinke stoorzender blijken, die voor de nodige vertraging en onnodige kosten zorgt.

Binnenhof

Een schoolvoorbeeld hiervan is het Binnenhof. Daarbij is van kilometers afstand te zien dat er geen sprake is van eenduidig opdrachtgeverschap. “Het Rijksvastgoedbedrijf wordt overruled door de Tweede Kamer. Het vastgoedbedrijf staat met de handen in het haar, want hoe houd je dit binnen de lijntjes? Naar mijn mening heeft de Tweede Kamer te veel zeggenschap in het primaire proces. Er is al 250 miljoen bij en ze zijn nog niet eens begonnen.” 

Ambacht

Een inkijkje in het onderwijs. Wanneer een systeem omturnt van klassikaal naar landschapsonderwijs, dan heeft dat gevolgen voor de fysieke omgeving. Wordt er gebouwd volgens model a en wordt er tijdens de bouw geswitcht naar b, tsja … Dat kan wel, maar dat gaat niet vanzelf. “Van a naar b zonder verstoring, daar is de bouw op ingericht.” Want al dat flexibel bouwen, volgens Jan heet vastgoed niet voor niets VASTgoed. En ja, modulair bouwen bestaat, maar elk gebouw blijft een one-off. “Het is geen industrie, het is een ambacht. De snelbouw die je ziet opkomen, kent zijn beperkingen.” 

Generiek bouwen

Kijkend naar ziekenhuizen en onderwijs is generiek bouwen niet zo makkelijk. Iedere chirurg of professor wil zijn eigen dingetje. De vraag is of je je daardoor laat leiden. “Iedere OK, ieder lab … is alles naar professors wens, tegen de tijd dat het klaar is, is-ie weg.” Tijd om daar aan de proceskant iets aan te doen. “Generiek bouwen kan wel, mits je zelf de regels opstelt.” Duidelijke kaders binnen het proces. En daar moet van tevoren goed over worden nagedacht. 

Dat nadenken, hoe werkt dat? “Denk niet alleen aan: ik wil een gebouw, zoveel vierkante meter, dit moet erin, het moet duurzaam zijn, enzovoorts … Besteed veel tijd aan nadenken over het eindresultaat. Sommige dingen wil je helemaal niet flexibel bouwen. Wat wel, hoe realiseren we dat? Wie, wat, waar? Welk proces hoort daarbij?” 

Besluitvorming

Voor een hbo heeft Jan de besluitvorming rondom het ontwerptraject in beeld gebracht. En dat beeld is treurig, want na een jaar is er veel besproken, maar geen daadwerkelijke vooruitgang geboekt. “Van SO naar VO naar PO en dan nog bestek en tekeningen. Dat er in deze tijd niet gewerkt is aan het ontwerp, is natuurlijk zonde.” Deze bewuste hogeschool heeft zijn eigen proces nu efficiënter ingericht. Slim! Wie moeten er écht meepraten? Die processen in beeld krijgen vergt iets van de raad van bestuur en de raad van toezicht. “Dat vereist een interne aansturing. Ga je custom made het primaire proces voorzien van huisvesting of op basis van het programma van eisen, faciliteer je binnen grenzen? Ik ben een voorstander van het tweede. Hier houdt de detaillering op.” 

Ton per week

Dat niet goed nadenken zorgt voor hiaten in het contract, waardoor opdrachtgevers niet tijdig juiste papieren overhandigen en de bouw stilstaat. “En bij grote projecten praat je al snel over een halve ton, ton extra per week.” Komt-ie weer: zorg ervoor dat je altijd je primaire proces op orde hebt. Zorg voor goed opdrachtgeverschap en een goed contract. Of dat nu een standaardcontract is of een DBFMO-contract met het hele alfabet erachteraan.

Jan snapt wel dat als de aannemer geld mee moet nemen om te bouwen, dat hij het ergens anders terughaalt. “Het zijn net mensen”, lacht hij. Dat is gewoon niet goed voor het proces. “Je moet zoeken naar een evenwichtig contract, waarbij verantwoording en risico’s goed verdeeld zijn. Nooit de aannemer opzadelen met de risico’s veroorzaakt door het primaire proces. Daar kan hij niet op sturen.” 

Kweek begrip

Begrip voor de verschillende partijen en belangen is wel iets wat gekweekt moet worden. Een mooi voorbeeld van Jan: “Een arts zegt: Ik wil dit gebouwd hebben, wat kost het en wanneer is het klaar? Maar ze weten niet precies wat ze willen. Ik zeg dan: ‘Daar ligt een patiënt op 10 meter afstand van jou. Jij mag niets vragen, niet kijken, niets doen, maar ik wil wel weten wat-ie heeft en wat het behandelplan is.’ Dan vertaal je zijn vraag naar zijn eigen werkzaamheden.” 

Commitment

En ook al kun je niet in de toekomst kijken, het is de taak van de opdrachtgever om de eigen organisatie te managen. “Het zijn ingewikkelde dingen, maar breng die zaken terug tot iets eenvoudigs. Het hoofdproces moet duidelijk zijn en dat moet dan ook goed gecommuniceerd zijn. Toets of iedereen het begrijpt.” Van een hoogleraar, ziekenhuisdirecteur of voorzitter COA mag je niet verwachten dat zij alles begrijpen, het is hun vak niet. Jan vertelt nog over risicomanagement en reviews. “Laat een onafhankelijke partij goed kijken naar waar jij mee bezig bent. Zorg ervoor dat alle vragen gesteld zijn, zodat iedereen weet waar ze voor tekenen. Dan heb je commitment.”