Ook als het even lastig wordt

BLOG
Projectmanagement
Rik Hutting
Adviseur/projectmanager bij Aiber
26 juli 2021
Projecten, ze lopen gesmeerd. Zolang alles maar goed gaat tenminste. Zodra de zaken lastig worden, wordt veel lastig en is de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vaak ver te zoeken. Rik Hutting, adviseur/projectmanager bij Aiber, heeft de ambitie om daar iets aan te DOEN.

“Kom je in een situatie waarin je moet samenwerken, sta even stil. Eerst voor jezelf en daarna met jouw counterpart. Hoe kan samenwerking ervoor zorgen dat wij samen op een prettige manier tot een gewenst resultaat komen? Stel je daarin kwetsbaar op, denk na over je eigen kwetsbaarheden, maar inventariseer ze ook van de andere kant. Wees open en transparant. Gun elkaar dingen. Dan moet het lukken.” 

Oude rollen

Is het zijn nuchtere Groningse inborst, zijn gezonde dosis (droge) humor of komt het omdat hij zijn leven in balans weet te houden? Wie zal het zeggen. Feit is wel dat Rik niet de strijd aan wil gaan op de werkvloer, maar juist de samenwerking. En na 11 jaar projecten begeleiden met betrekking tot infra en gebouwen, weet hij wel tegen welke muren men aanloopt. “Zodra het niet goed gaat, heeft men de neiging om zich in hun oude rol te schikken en is het opdrachtgever tegen opdrachtnemer.” 

Heel erg gechargeerd staat de opdrachtgever dan boven op de apenrots – dat blijkt al uit het organogram in het contract waar opdrachtgever altijd boven opdrachtnemer weergegeven staat. En de opdrachtnemer zal altijd bekijken op welke manier hij meer geld kan verdienen. Maar ja, dat komt ook weer doordat de opdrachtnemer veelal onder druk staat en de marges laag zijn. Waar komt dit gedrag toch vandaan? 

“Dat zit er natuurlijk al decennialang in, ingesleten gedrag.” Vroeger, in de tijd van de kleine timmerman, was samenwerking persoonlijk en de projecten overzichtelijk. Inmiddels heb je de grote allround bouwbedrijven en de complexe megaprojecten. Hoe complexer, hoe meer onzekerheid, dus de samenwerking wordt meer op de proef gesteld. “Na de bouwfraude kwam er een omslagpunt en zijn er verschillende initiatieven ontplooid om dit beter te maken, denk aan het gunningscriterium op samenwerking in een aanbesteding.” En gelukkig wordt er niet alleen getracht om het beter te maken, het gaat ook daadwerkelijk beter. “We moeten niet vergeten: het is een cultuur, en een cultuuromslag heeft 30 jaar nodig.” Gelukkig zitten we er al middenin en hoopt Rik dat zijn verhaal een extra zetje geeft. 

Vertaling van onzekerheid

Het contract werd vaak gezien als oplossing, hoe meer je zwart op wit vastlegt, hoe meer zekerheid je inbouwt. Als er met een contract gezwaaid wordt, kan de ene partij tegen de andere partij zeggen: Jouw probleem, los het op. “Ik heb een keer een contract gehad, als ik alle boekjes opstapelde kwam ik tot een meter hoog. De vertaling van onzekerheid.” Volgens Rik zou je theoretisch gezien een contract op een bierviltje moeten kunnen schrijven. “Wat het resultaat moet zijn en waaraan het functioneel moet voldoen.” 

Je mag toch aannemen dat de opdrachtnemer prima weet wat er moet gebeuren, die heeft alle kennis en knowhow in bezit, toch? Alleen is het als opdrachtgever wel lastig om te weten welke kennis en kunde de opdrachtnemer precies in bezit heeft met de huidige manier van aanbesteden. “Bij een aanbesteding is de afstand tussen beide partijen groot. Er wordt een uitvraag vrijgegeven en dan wordt gezegd: Dit is het doel, schrijf een plan, geef een prijs. De opdrachtgever is vaak lastig te bereiken en stelt zich zakelijk op. Je mag op twee vaste momenten vragen stellen en die worden dan heel formeel beantwoord en dat is de informatie waar je het mee moet doen. Daar moet je je prijs en je plan op baseren. Dan krijgt degene met het beste plan of met de laagste prijs het project en dán pas krijg je de informatie die je echt nodig hebt.” 

Het lastige daarvan is, vindt Rik, dat je bij complexe plannen niet alles kunt weten. Er komen altijd dingen naar boven waar vooraf geen rekening mee is gehouden, die niet zijn afgedekt. Opdrachtgever heeft geen budget meer en schuift het zwaaiend met het contract af op opdrachtnemer en de opdrachtnemer heeft dit niet begroot. “Wat dan volgt zijn ellenlange trajecten met contractmanagers en juristen en een beetje handjeklap. Het traject daarnaartoe is vervelend en kost veel geld. Het resultaat is misschien gered, maar het project heeft vertraging opgelopen, is duurder en de relatie is verpest.” 

Zo’n verpeste relatie zal ook niet helpen bij een volgende aanbesteding. Want hoe objectief iets ook moet worden beoordeeld, we zijn tenslotte allemaal mensen. 

Gezond projectresultaat

“Ik heb niet het ei van Columbus, maar ik heb er wel ideeën over.” Rik praat over transparantie van beide kanten. En als je in je projectteam praat namens jouw stuurgroep of directie, geef dat dan aan. “Stap over je eigen schaduw heen.” Je kunt beter klinken als een boodschappenjongen dan doen alsof je stug jouw mening verkondigt. Spreek uit hoe alle zaken ervoor staan, ook financieel. Deel de verwachtingen. Werk aan een project op basis van gelijkwaardigheid en zorg voor een gezond projectresultaat. “Zowel financieel als fysiek.”

“Help elkaar ook. Soms kom je even niet verder, wees dan niet te trots om je probleem te delen. Zeg gewoon: ‘Jongens ik krijg dit niet opgelost, kunnen jullie mij helpen? Ik heb meer geld nodig en dat is er niet. Jij hebt ook niet meer budget binnen jouw mandaat, maar kun je misschien het probleem uitleggen en aangeven waarom dit nodig is? Hoe gaan we dit samen oplossen?’” Samen, een woord dat vaak valt in Rik zijn verhaal. Een woord dat zo simpel lijkt, maar zo ingewikkeld is in de praktijk. Een woord voorbij eigen ego, maar met het zicht op gezamenlijk resultaat. Alleen dan blijft de opdrachtgever binnen budget en heeft de opdrachtnemer een aangename marge. 

DOEN

Rijkswaterstaat en het Rijksvastgoedbedrijf hebben project DOEN in het leven geroepen. Gedachtegoed waar Rik zich volledig in kan vinden. “Zelf heb ik er nog niet mee gewerkt, maar dat is wel mijn ambitie.” Hij legt uit wat DOEN doet. “Dat je nog niet de aanneemsom al vast hebt staan bij de gunning. Je gaat een aantal sessies in met verschillende partijen en laat een onafhankelijke samenwerkingscoach kijken waar de samenwerking het beste is. En als je ziet: dit kan een succesvolle samenwerking zijn, vraag je aan die partij: ‘Kom met een bedrag waarvoor jij het project kunt maken, maar geef ook duidelijk aan waar je nog onzekerheden hebt.’ Op basis van de beste samenwerking en een redelijke prijs ga je samen naar die onzekere posten kijken en kom je er samen uit.” 

Best Value

Schiphol snapt het, blijkt uit het verhaal van Rik. Dat weet hij, omdat hij voor BAM op Schiphol werkt. Het contract tussen BAM en Schiphol is op basis van Best Value. “Dat gedachtegoed stimuleert de samenwerking door een duidelijke rolverdeling.” Er ligt een contract voor 9 jaar waarin BAM verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud en een aantal projecten op Schiphol. Een contract dat twee jaar geleden getekend werd toen alle vliegtuigen nog in de lucht hingen. En toen kwam corona. “Schiphol heeft eerlijk gezegd: onze inkomsten lopen enorm terug, de budgetten die we hebben toegezegd in de contracten, die kunnen we niet meer waarmaken. Wat kunnen jullie doen om te bezuinigen? Uitgangspunt was: veiligheid voorop. BAM heeft kritisch gekeken naar de mogelijke besparingen en de consequenties daarvan inzichtelijk gemaakt. Schiphol was geholpen en blij. “En nu het aantrekt, komt er weer veel werk op de BAM af.” Schiphol stelt zich kwetsbaar op, BAM transparant en ze komen er samen uit!  

Leuke dingen, leuke mensen

Bij Aiber is het uitgangspunt: leuke dingen doen met leuke mensen, zegt Rik. Met veel vrijheid meewerken aan de vetste projecten is gewoon leuk, werken met enthousiaste, gelijkgestemde mensen is ook gewoon leuk. En werken met Rik is dan ook gewoon, juist, leuk! “Ik ben echt geen samenwerkingscoach of zo.” Maar Rik begrijpt wel dat een goede samenwerking het beste resultaat geeft. Als die basis goed is, dan kan de relatie een stootje hebben. 

“Ik geloof in dat concept [DOEN]. Het gaat over teams. Hoe klikken teams? Wees niet te trots als het niet klikt, dat gebeurt soms. Als het van nature niet klikt, is het misschien beter het project over te dragen. Heb je nergens een klik, dan is er een ander probleem. Wees eerlijk naar elkaar toe. Is elkaars belang en het belang daarachter duidelijk? Is er ruimte voor flexibiliteit in het project? Samenwerking vraagt veel tijd en aandacht. Wees opbouwend in je kritiek en wees ook kritisch naar jezelf.” En als de projecten succesvol zijn – zorg ook voor positieve exposure –, dan straalt het af. Hoe? Schrijf een artikel voor LinkedIn, Urban-Innovators, op de website van de aannemer … “Maar prijs daarin ook elkaar en niet alleen jezelf.”


Vraag van Rik aan het netwerk:
“Hoe kijken jullie hiertegen aan. Herkennen jullie dit? Dat men vaak in zijn oude rol stapt als het even slecht gaat in een project?”

Oproep van Rik:
Rik wil graag met andere enthousiastelingen uit het werkveld sparren over samenwerking en dan vooral: hoe houd je de samenwerking goed!