Haal verwachtingen over participatie boven tafel

Ruimtelijke ontwikkeling
Juul Doggen
Stedenbouwkundig ontwerper bij Dutchplanners - Parolo
23 mei 2022

Hoe zorg je in projecten voor optimale omgevingsparticipatie? Een goed begin is het halve werk, zegt Juul Doggen van Dutchplanners. Maak je verwachtingen expliciet en stem ze op elkaar af. Geen onbelangrijk advies nu participatie een steeds belangrijkere plek krijgt in de ruimtelijke ontwikkeling.

Gaat het in ruimtelijke ontwikkeling om bouwwerken of om mensen? Juul Doggen (24) deed als kind niets liever dan tekenen en knutselen. Als student Urban Design in Breda combineerde ze het ontwerpen met de sociale kant van stedenbouw en in haar master Spatial Planning in Nijmegen werd ze enthousiast over conceptontwikkeling en onderzoek naar de impact van ruimtelijke projecten. “Uiteindelijk vind ik de mensen  belangrijker. Wij werken maar tijdelijk in hún omgeving.”

Uitproberen

Sinds een jaar werkt de planoloog/stedenbouwkundig ontwerper bij het Arnhemse adviesbureau Dutchplanners als adviseur voor ruimtelijke ontwikkelingen. Ze komt ze in aanraking met zo’n beetje alle aspecten van het vak. Eén van de prettige kanten van een kleinschalig bureau, vindt ze. “We zijn met z’n achten. In één jaar tijd heb ik al aan veel verschillende opdrachten gewerkt, voor particulieren, gemeenten en ontwikkelaars, grote en kleine projecten. Ik heb al zoveel geleerd, je krijgt hier echt de ruimte om uit te proberen welke dingen je leuk vindt.”

Betrekken

Aan de Radboud Universiteit rondde Juul vorig jaar haar master af met een scriptie over de vraag welke factoren bepalen in welke mate de omgeving van een project zich erbij betrokken voelt. Het antwoord? “Het zijn natuurlijk meerdere factoren, maar een van de belangrijkste is: mensen voelen zich erbij betrokken als je ze er op een goede manier bij betrekt. Logisch. De volgende vraag is: hoe kun je dat in de praktijk handen en voeten geven, op zo’n manier dat het past bij het project? Daar ben ik als adviseur nu dagelijks graag mee bezig.”

Vertrouwen opbouwen

Participatie wordt steeds belangrijker, merkt Juul. Enerzijds doordat mensen steeds mondiger worden, anderzijds doordat participatie een vereiste is in de Omgevingswet die op 1 januari 2023 van kracht wordt. Ondertussen zag ze het afgelopen jaar hoe weerbarstig de praktijk soms kan zijn. Zo adviseerde ze in een proces dat inmiddels al 16 jaar liep. “Dat is natuurlijk extreem,” zegt ze, “maar het komt geregeld voor dat we bij een project worden gehaald als er problemen zijn. Dan ben je al een beetje laat. Het liefste werken we mee vanaf het begin. Dan kun je vertrouwen opbouwen bij de betrokken partijen.”

Verwachtingen

Onuitgesproken verwachtingen over participatie spelen een belangrijke rol in een project, stelt Juul. “Ontwikkelaar, architect, stedenbouwkundige, constructeur en gemeente hebben elk een bepaalde voorstelling van het traject, bijvoorbeeld van de mate van participatie of voor de fase waarin die participatie plaatsvindt. Wij zorgen ervoor dat die verschillende verwachtingen uitgesproken worden, liefst zo vroeg mogelijk in het proces. Dat is onze methode.”


Participatiemeter

Als hulpmiddel om de verwachtingen zichtbaar de maken heeft Dutchplanners de Participatiemeter ontwikkeld, een schema waarvoor Juul haar tekengereedschap weer tevoorschijn haalde. Verticaal in de matrix staan de 6 participatieniveaus, van Informeren tot Zelfbestuur; horizontaal de verschillende planfasen, van Initiatief tot Nazorg. Juul: “Alle partijen vullen onafhankelijk van elkaar in de matrix in welk participatieniveau ze voor zich zien en in welke fase van het project zij zich denken te bevinden. Als we gaan vergelijken zie je vaak verrassende verschillen de een verwacht bijvoorbeeld een hoger participatieniveau dan de ander, of in een heel andere fase van het project.” 

Welke onderwerpen

Naast het participatieniveau en planfase is er een derde aspect dat met de participatiemeter aandacht krijgt: de ónderwerpen die op tafel moeten komen te liggen. “Gaat het bijvoorbeeld om de invulling van de buitenruimte of om de afwerking van het gebouw, of gaat het om de ontsluitingswegen? Het is heel belangrijk om het daarover eens te zijn,” stelt Juul. “Participatie maakt het proces sowieso minder voorspelbaar, daarom is  afstemming over deze onderwerpen cruciaal om een gezamenlijke verwachting te hebben van wat wel en geen gespreksonderwerpen zijn.

Eenduidig communiceren

Het doel van dit vroege overleg is: onderling overeenstemming krijgen over deze drie aspecten van participatie, zodat er vanaf het begin eenduidigheid is in de communicatie naar de omgeving. Want, stelt Juul, soms verzetten betrokkenen zich helemaal niet vanwege de inhoud van de plannen, maar door ruis in de communicatie. 

“Mensen hebben dan bijvoorbeeld geen duidelijk beeld van wat de gespreksonderwerpen zijn, of ze voelen zich niet gehoord omdat ze geen reactie op hun inbreng hebben gekregen. Die problemen kun je vermijden.” Haar uitgangspunt: “De mensen in de omgeving mogen er iets van vinden. En al kun je nooit iedereen tevreden stellen, de kunst is om zoveel mogelijk  duidelijkheid te scheppen waarover je overeenstemming hebt, en waarover je nog met elkaar van inzicht verschilt.”

Parolo

Een belangrijke participatietool van Dutchplanners is het interactieve online platform Parolo (www.parolo.nl). Binnen Parolo kan een ontwikkelaar een project aanmaken waarin alle documenten van een plan openbaar beschikbaar zijn, zoals schetsen, verslagen en planningen. “Ook reacties op documenten zijn zichtbaar voor iedereen in de omgeving die zich heeft aangemeld voor dat bewuste project. Dit creëert transparantie en vertrouwen.”

Leidraad

Parolo is een van de manieren waarop Dutchplanners wil bijdragen aan innovatie, vertelt Juul. “We willen vooroplopen. Onlangs hebben we bijvoorbeeld ook een enquête gehouden onder gemeentes over onder andere het gebruik van een participatieleidraad voor projecten. Het blijkt dat sommige gemeentes daar al mee werken, andere nog totaal niet. In de ene gemeente is de leidraad heel gedetailleerd, in andere juist super-algemeen. Naar mijn mening moet er in elk geval voldoende ruimte zijn om de participatie passend te maken voor het project en de gespreksonderwerpen die op tafel liggen.” 

Geen moetje

Juul merkt dat ontwikkelaars bezig zijn met het onderwerp participatie. “Steeds vaker staan ze echt open voor meedenken of meepraten. Maar ze missen vaak nog de kennis en de ervaring.” Van één ding is ze is heilig overtuigd: participatie moet geen moetje zijn. “Het werkt het beste als je erin gelooft dat je samen met de betrokken belanghebbenden tot het beste – lees: een beter – resultaat kunt komen. En dat begint bij verwachtingen boven tafel halen.”