Bij tenders draait alles om snelheid, efficiëntie en balans

Ruimtelijke ontwikkeling
Sonny Koenraads
Planvoorbereider | Technisch Projectontwikkelaar
28 april 2022

Eerlijke taal, juiste balans. Zomaar wat frases uit het verhaal van Sonny Koenraads die markeren hoe hij tegen tenders aankijkt. De tijdsdruk, de uitdaging ervan, het moet bij je passen en hem past het. Lees mee hoe hij zo’n snel proces optuigt, aankleedt en ervaart. 

“Ik zoek altijd het werk op dat past bij mijn eigenschappen. Analytisch, strategisch, creatief.” Sonny koos ooit voor stedenbouw, openbare ruimte ontwerpen, maar daarmee kwamen zijn technische aard en de ontwikkeling van een gebouw te weinig aan bod. Die kant heeft hij ontwikkeld met als resultaat dat hij vandaag de dag als planvoorbereider bij Maas-Jacobs werkt. “Meer tenderen, meer managementtaken.” Iets waar hij graag in wil doorgroeien.  

Vakjes afvinken

Tenders liggen hem goed. “Ik vind dat heel tof, er zijn zoveel verschillende aspecten waar je rekening mee moet houden: kosten, ontwerp, mensen overtuigen, uitvoering … Zoveel verschillende vakjes die je af moet vinken.” Zes tot acht weken volle bak aandacht en snelle keuzes, dan moet er een haalbaar en maakbaar plan liggen. Het is wel even iets anders dan een project waarbij je een jaar de tijd krijgt om alles tot in detail uit te zoeken. Toch zijn dit soort tijdrovende grote klussen de projecten waar Sonny’s hart sneller van gaat kloppen. Sowieso sneller, want die tijdsdruk ...   

Tijdsplanning

“Samen met je tenderteam, je partners, kom je bij elkaar en bespreek je: dit pad, op deze manier, volgens deze planning.” Dat klinkt behoorlijk staccato. Tijdens de strakke tijdsplanning houdt Sonny het overzicht en stuurt bij waar nodig. Het is een sneltrein en in de vaart moet je hier en daar wat korter door de bocht en rekening houden met foutmarges. “Als een partner aangeeft voor zijn deel twee weken nodig te hebben, houd ik er tijdens het plannen rekening mee dat er meer tijd nodig is dan dat we samen inschatten.”  

Het maakt uit met wie je samenwerkt en hoe complex de uitvraag is, geeft Sonny aan. Als het gaat om hoe je samenwerkt is er één woord dat steeds terugkomt in zijn verhaal: transparantie. Heb je geen tijd om aan te sluiten, doe dan niet mee, wees eerlijk. Loopt iets niet lekker, geef dat aan. Nog iets wat voor Sonny heel belangrijk is, is het focuspunt. “Je voelt je overal bij betrokken. Focus je op waarop je invloed hebt. Het overige kun je toch niet veranderen.”

Standpunt - B-1

Conceptualisering

Invloed heb je bijvoorbeeld op het standaardiseren van processen, denk aan de gunningsfase, dat scheelt enorm veel tijd die je weer kunt stoppen in je kwaliteit. Sonny is daar nu mee bezig. “We werken al veel met standaarden, maar er kan nog veel worden verbeterd. Waar ik veel verbetering in zie, is de conceptualisering van bepaalde processen en planning. Je moet niet steeds het wiel opnieuw willen uitvinden.”


Specialisten en planning

Als de tender uitvraag bij Sonny op het bureau ligt, kijkt hij ernaar als een generalist: “Hoeveel woningen kunnen we bouwen, hoeveel duurzaamheid wenst de klant, wat voor type installaties lijkt mij voor de hand liggend om toe te passen. Ik weet van alles wel wat, maar in mijn team zitten specialisten.” Zijn collega’s fungeren allereerst als database; welke conceptwoningen zijn er al? Tijdwinst zit ook in dat wat al op de plank ligt. Gelukkig is er al veel uit de schappen te halen als referentie. “Als je niet meer hoeft uit te denken hoe een woning opgebouwd wordt, heb je tijd om de kosten extra uit te denken of om een extra mooi boekwerk aan te leveren.” Afhankelijk van de vraag vormt hij een team om zich heen. “Dan bel ik iemand voor nul-op-de-meterwoningen, een architect, installateur, constructeur.” Nu fysieke samenkomsten weer tot de mogelijkheden behoren, zit hij graag met iedereen om de tafel om de planning door te spreken. “Waar moeten we naartoe bewegen, waar hebben we de meeste tijd voor nodig? Waar liggen welke deadlines en hoe maken we die haalbaar met de meeste kwaliteit?” 

Kritisch pad

Algemene zaken worden ook aan diezelfde tafel besproken. Hoe gaan ze samenwerken, alleen of in koppeltjes? “Je zoekt ook mensen bij elkaar die like-minded zijn.” Ergernissen zijn dan makkelijker te tackelen. “Je moet elkaar respecteren, je doet het samen.” Als de boel ineens om moet, is snel schakelen een vereiste. “Dan moet binnen 24 uur de boel om, omdat je er per woning bijvoorbeeld 5.000 euro boven zit. Snel schakelen doe je dan het liefst met mensen waar je respect voor hebt en die je vertrouwt.” 

Sonny vertelt over het kritische pad dat bewust vooraf besproken wordt. “Datgene waar we als team van vinden dat, als we daar niet voldoende focus op leggen, dat nog weleens fout kan lopen en we daar nog wel een extra controlecyclus voor nodig zullen hebben voor aanpassingen.” Als je niet precies weet welk type installatie je moet gebruiken of hoeveel geld er exact is voor een ontwerp, dan moet je dat eerst goed uitdokteren.

Materiaalprijs omhoog

Een herijking van materiaalprijzen kan ook een heleboel roet in het eten gooien. “Als de houtprijs ineens 20% omhoog gaat, kan dat funest zijn voor een keuze en moet er iets opnieuw. Maar ander materiaal, voldoet dat aan de isolatiewaarde, aan de uitstraling die de opdrachtgever wenst? Je kunt van hout niet zomaar naar staal of metselwerk. Dat heeft invloed op allerlei aspecten.” Maar positief zoals Sonny is, sluit hij af met: “Maar het voordeel is, je zit nog midden in het proces, dus je kunt nog bijsturen.” 

Lange gezichten aan tafel mag best, maar slechts voor vijf minuten, daarna moet je je schouders er weer onder zetten. 24 uur lang mokken, die tijd is er gewoon niet. “Ondanks tegenslagen moet je er gewoon voor gaan en altijd opbouwend communiceren, als het bij jezelf -10 is, krijg je niemand mee.” Sonny weet wel hoe hij zijn teamleden positief houdt of krijgt. Wie een steuntje nodig heeft en wie niet. 

Standpunt - A-1-1

Toekomstbestendig

Toekomstbestendige bouwplannen. Het maakt niet uit wat de uitvraag is, Sonny bouwt graag duurzaam. “Natuur inclusief, circulair, allemaal interessante onderwerpen, allemaal nodig.” Een duurzaam gebouw is volgens hem ook toekomstbestendig vanwege de installatie, de onderhoudsvriendelijke materialen, de technische schil. “Een woning is geen ijsje dat je 10 minuten geluk geeft. Het gaat om een thuis waar je tientallen jaren genot en comfort van moet hebben.” Als het in het begin wat meer kost, is het na verloop van tijd misschien wel goedkoper. Dat kun je allemaal doorrekenen. “Denk niet alleen aan de eerste investering, denk aan de totale investering als je een gebouw voor 50 jaar neerzet. Zorg voor een eerlijke vergelijking en laat zien waarom het slimmer is om te investeren in langdurige kwaliteit.” 

Zak met geld

Waar zijn ervaring is dat ‘vroeger’ het geld dat overbleef duurzaam werd besteed, is dat nu iets wat al vanaf het begin opgepakt wordt. “Dat is nu veel meer integraal.” Maar alles kost wel geld: techniek, esthetica, comfort … “Als je het zakje geld gaat verdelen, moet je op bepaalde onderwerpen teleurstellen, dat is het lastige van een tender. Persoonlijk vind ik dat duurzaamheid hoog in het vaandel staat en dat het je in de long-run ook helpt een gezonder gebouw te realiseren.” 

Winnen

Heb je een tender gewonnen, ja, dat is ultiem! Maar een tender verliezen biedt ook kansen voor reflectie. “Dat je er van leert en een evaluatie inplant met de opdrachtgever, zodat je een vervolgtender beter kunt aansturen, je beter past bij de wensen van je opdrachtgever en je de tender wél wint.” 

Maar niet zonder trots vertelt Sonny over zijn zojuist gewonnen uitvraag voor ‘Redoute, Buiten de Veste’. De eerste de beste die hij samen met zijn tenderteam binnensleept voor Maas-Jacobs!