Behaal concrete doelen zonder oeverloos vergaderen

Projectmanagement
Peter Klompmaker
Projectmanager bij Vattenfall
23 juni 2022

Iedereen is dol op groene vinkjes! Iets afronden en weer door. Of je het nou Lean, Agile of Kaizen noemt. Welke theorie of productiviteitsgoeroe je ook aanhangt, uiteindelijk moet je gewoon doen. Takenlijsten maken en afvinken maar, daar wordt de wereld blij van, en jij ook. 

Wonend in Groningen en werkend in Amsterdam, Peter Klompmaker, projectmanager bij Vattenfall, krijgt er energie van. Hij hield zich tijdens zijn studie bezig met energiesystemen en stortte zich toen voor waterbedrijf Groningen op het energiesysteem van de stad, het warmtenet. Zoals zo’n balletje dan gaat rollen, werkt hij nu bij de warmteafdeling van Vattenfall. Eerst als werkvoorbereider, nu als projectmanager. Zijn efficiënte en succesvolle manier van (samen)werken verdient navolging, maar problemen zijn niet altijd groot genoeg om het verlangen om anders te werken aan te wakkeren … Tijd om succesverhalen te delen, zodat iedereen na het lezen van zijn verhaal om is.

Communicatie

Over projecten. “Budget is een pijler, maar dat vind ikzelf niet zo heel belangrijk. Dat mensen – collega’s en partners – weten waar ze aan toe zijn, vind ik veel belangrijker.” Logisch ook, want als er een straat opengaat, dan heeft dat grote gevolgen. Dat vraagt om duidelijke communicatie. En communicatie is altijd lastig, zegt Peter. “Er zit een filter tussen wat ik zeg en wat jij hoort. Hoe indirecter, hoe lastiger om de boodschap over te brengen.” Efficiënt werken begint bij het nastreven van hetzelfde doel. Hetzelfde doel bereik je alleen als er geen ruis op de lijn zit. 

Het wordt nog mooier; als je efficiënt werkt, is dat een randvoorwaarde voor succes en daardoor ga je met plezier naar je werk en lever je meer op. Hoppa, dat klinkt goed. Soms is alleen je best doen gewoon niet voldoende. Sta je vroeg op, sleep je je van overleg naar overleg en boek je geen resultaat. Geen stappen vooruit, wel torenhoge kosten … Wat volgt is frustratie door stagnatie. “De inzet wordt minder.” 

Agile-principes

“Werk je effectief samen, word je vanzelf succesvol. Resultaat behalen motiveert. Net zoals in videogames: je krijgt constant een beloning, waardoor je door wilt spelen. Nu iets opstarten en over een half jaar beloond worden, werkt niet.” Op zich wel lastig als je werkt aan projecten die een jaar of langer duren, zoals de projecten waar Peter zich mee bezighoudt. Hoe doet hij dat dan? “Ik pas Agile-principes toe binnen mijn projecten.” Hij kijkt naar de totaalplanning, start bij de datum van oplevering en werkt dan met de doorlooptijden terug. “Mijlpalen vertaal ik naar doelen die we in drie weken kunnen opleveren. Met al die subdoelen na een paar weken bereik je iets. Is het daarna tijd voor een borrel of een compliment. Agile geeft duidelijkheid.” 

Concreet

Doelen worden door Peter omschreven als een vast format: als projectmanager wil ik dat … zodat we … “Het doel van wat we gaan bereiken wordt heel erg concreet, iemand kan dan makkelijk de stappen daarnaartoe zetten. Dat is effectief, want je hoeft niet eerst te zoeken naar wat je moet doen.” Concreter is ook beter, want in de wereld van vandaag is de doorloop van mensen niet gering. Waar mensen weggaan, vertrekken ze met kennis. 

Logisch nadenken

Logisch nadenken is nodig bij het concretiseren van doelen, maar dat valt niet altijd mee, is Peters ervaring. Komt dat omdat we zo verknocht zijn aan onze ingewikkelde gedachtenkronkels, langdradige briefings en wollige ideeën? Het veranderen van ingewikkeld-maar-vertrouwd is lastig, zeker als simpeler meer moeite kost. 

Succesverhaal

Een succes dan maar. “We wilden meer samenwerken met de aannemer. De traditionele wijze is: wij bereiden voor, geven dit door aan de aannemer, waarna zij ook hun eigen voorbereidingen treffen. Krachten aan de voorkant bundelen, zorgt voor een beter ontwerp. Dat is niet alleen leuk, maar ook relevant. Want elke straat in Nederland gaat binnen nu en 10 jaar wel een keer open voor elektra of gas.” Het idee is goed, de pilot wordt gedraaid met een x-aantal woningen die aangesloten moeten worden op een warmtenet, maar de uitwerking blijkt dramatisch. Iedere week wordt er een overleg gevoerd van 07.00 tot 10.00 uur, beeld je eens in hoeveel werk je in diezelfde tijd gedaan krijgt! Als zo’n vergadering nou nog constructief is, is het natuurlijk mooi. Maar ieder overleg wordt er eerst een agenda afgewerkt en daarna de actiepuntenlijst. En die laatste lijst wordt alleen maar langer. Begonnen de acties met vijf kantjes, waren er de week daarna 6 kantjes en de week daarna 8 kantjes …. “Ik sloot halverwege aan als werkvoorbereider op het gebied van engineering en dacht: dit moet anders kunnen.” Omdat iedereen ervan doordrongen was dat deze manier van werken niet werkte, stond iedereen open voor een beter idee. Die noodzaak was helder. En laat Peter nou tijdens een stage iets meegekregen hebben van Agile. 

Dezelfde taal 

“Ik ben begonnen met een statusbord. Met daarop: taken te doen, taken bezig en taken afgerond. De hele actielijst kwam op het bord te staan, we praatten dus alleen nog over taken met alleen de mensen die er iets mee moesten. Dus van 15 zaten we nog maar met 4 mensen. En van drie uur vergaderen gingen we naar een kwartier. Er werd wat opgeleverd.” Peter start met sturen op de output: dit doel wil ik realiseren, wat moeten we daarvoor doen? “De taken op volgorde zetten laat ik het liefst over aan het team. Zij kunnen dat het beste.” Het resultaat: “Het ging niet meer over wat er in het contract staat, maar over de technische inhoud, dan spreekt iedereen dezelfde taal.” Het project kwam voor elkaar binnen de gestelde tijd, ondanks dat er veel kostbare tijd verloren was gegaan. 

Is dit een succes, of is dit een succes? Om het nog beter te maken: de samenwerking kreeg vóór Peters tijd een 3 en na Peters upgrade een 8. “Leuk om die omslag te zien van frustratie naar enthousiasme.” Het zal je dan ook niet verbazen dat Peter tijdens dit project promoveerde van werkvoorbereider naar projectmanager. 

Verwachtingen

“Die simpelheid is krachtig. Communicatie is dan glashelder. Je weet wat er van je verwacht wordt, dus kun je dat leveren. Bij ruimte voor eigen invulling is er ook de mogelijkheid dat het misgaat.” Die ruimte is niet per se verkeerd, geeft Peter aan, creativiteit is juist gebaat bij ruimte en vrijheid. Het is wat je wilt, nodig hebt en waar je project om vraagt. 

Doelen

Resumé: voordat je ook maar één stoeptegel uit de stoep wipt, zijn er allemaal partijen die er iets van mogen vinden. Iedereen met zijn eigen belang. Om te voorkomen dat iedereen vanaf zijn eigen eilandje gaat acteren, kom je samen. Maar dan is er wel het gevaar van die 15 mensen aan tafel die 3 uur lang vergaderen. “De truc is om dit tot een minimum beperken. Niet praten over randzaken, maar over doelen. Voorkom ruis.”  

Onbegrijpelijk dat niet iedereen deze manier van werken al omarmt, want wie wil nou niet efficiënter en succesvoller werken? “Op het moment dat je het probleem niet ervaart, dan bestaat het niet en hoef je ook geen oplossing te bedenken. Voordat mensen noodzaak zien, moet eerst duidelijk zijn waarom. Tot die tijd betekent verandering tegenstand. Verandering is een keuze.” 


Meer van hetzelfde

Volgens Peter is er weinig nieuws onder de zon. Als je alle productiviteitstechnieken en -theorieën platslaat, komt het allemaal op hetzelfde neer. Hij heeft een manier gevonden die voor hem en zijn projecten werkt. En dat niet alleen: “Mijn collega’s en de mensen waarmee ik samenwerk zijn groot ambassadeur.” Benieuwd wat het jou kan opleveren? Start dan met een takenbord. “Heel effectief om het over zaken te hebben. De rest, hoe zich dat ontwikkelt, ligt aan het team. Voor mij werken doelen voor drie weken.” Toch kleeft er, zoals altijd, ook wel een klein nadeel aan het voordeel. “Weet je, het wordt transparant, maar daardoor ook wel confronterend. Het wordt duidelijk wie wat doet. Ik stuur op output, en doe niet aan de schuldvraag als: wie heeft het gedaan of waarom is dit gebeurd? Het is niet erg als het niet lukt, maar vraag dan: hoe dan wel?”