Drie tips voor een geslaagde samenwerking

    Gijs van Oorschot
    Projectmanager Gebiedsontwikkeling Infrastructuur

    Het primaire doel van kinderen is plezier maken en dat zijn volwassenen vaak vergeten. Samenwerken op een plezierige en succesvolle manier gaat daarom vaak gepaard met verandering. In een conservatieve branche zonder winstoogmerk is dat lastig, zegt Gijs. “Als je geen druk van de omgeving ervaart, dan moet verandering vanuit intrinsieke motivatie komen.”

    Dat Gijs van Oorschot enthousiast is, is geen misschien. Zijn ogen glimmen als hij vertelt over alles wat hem bezighoudt. Deze man heeft een tomeloze energie die hij steekt in zijn gezin, zijn tig sportieve hobby’s, neventaken en zijn werk. En al moet hij keihard werken voor doelen en idealen, hij ziet zijn werk ook als hobby. Als groot aanhanger van participatie werkt hij als projectmanager en organisatieadviseur met name binnen de overheid.

    Geen zin

    Kinderen vindt hij inspirerend, ze hebben nog niet de volwassen beschermlaag en zijn nog heerlijk naïef, fris en ongedwongen. Gijs: “Dat je je blijft verwonderen, dat hoop ik te behouden.” En zich verwonderen doet hij regelmatig. Hij vindt het doodzonde dat mensen de zin in hun werk hebben verloren, terwijl dat is wat hij iedereen gunt. “Veel mensen hebben daarop ingeleverd. Dat is helemaal niet nodig.”

    Sociale techneut

    Tijdens zijn opleiding civiele techniek kreeg hij de bijnaam de sociale techneut. Misschien niet direct complimenteus, maar wel doeltreffend. Daarom koos hij na zijn studie ook voor werken bij de overheid. “Ik wilde een maatschappelijke bijdrage leveren.”

    Hij schrok wel een beetje van het ambtelijke gedachtegoed: ‘Wij weten wat goed is voor de bewoners en we zetten weleens een enquête uit.’ “Ik heb daar langzaamaan wel mijn weg in kunnen vinden. Met veel hobbels, door toch wel met name de oudere mensen die een andere manier van werken gewend zijn.” Op zijn eigen participerende wijze is hij het gesprek aangegaan en heeft de nodige overwinningen geboekt. “Ik zie het als een uitdaging, maar ook als een worsteling.” En om te voorkomen dat hij ‘een van hen’ zou worden en in het keurslijf van de overheid zou passen, koos hij voor zelfstandigheid.

    Bruggen bouwen

    Als zelfstandige zijn zijn werkzaamheden divers. “Je kunt in gesprek gaan over iets omdat je 15 jaar iets hebt gedaan, maar dat zegt niets over de ontwikkeling die jij als mens hebt doorstaan. Je moet mij kennen om te weten wat ik aan meerwaarde kan bieden.” Gijs zijn meerwaarde is bruggen bouwen van boven naar beneden en doorbraken creëren in samenwerking.

    Nog moeilijker dan samenwerken is communicatie, volgens hem. “De basis om dingen goed te doen is dat je elkaar begrijpt, luistert. LSD [luisteren, samenvatten, doorvragen]!”

    Tips

    Als deskundige binnen de overheid deelt hij graag zijn tips waarmee hij gouden samenwerkingen bewerkstelligt. “Het gaat vaak mis doordat er te veel afstand is tussen opdrachtgever en de mensen die het werk moeten doen en omdat er te weinig mensen bepalen hoe het gaat. Naast structuur gaat het er ook om dat mensen er een goed gevoel bij hebben: dit is wat we willen bereiken.”

    Tip 1: Een goede start, want die zorgt voor een efficiënt en prettig verloop van het proces

    In het begin komen talenten en kwaliteiten van teamleden al snel bovendrijven. Gijs gelooft in een-op-eengesprekken. “Zorg dat je jezelf openstelt. Stel overal vragen over en luister. Hoe gaat je werk? Waar word je blij van? Wat gaat goed en waarom?” Deze bruggenbouwer begint allereerst met puinruimen om de weg vrij te maken van rotzooi die je anders doorlopend in het proces tegenkomt. Het feit dat je luistert is vaak al winst, zegt Gijs. Maar daarnaast gaat het ook om een stukje inlevingsvermogen en fingerspitzengefühl. “Ik voel het als er een bepaalde geremdheid op zit. Dat kunnen triggers in woorden of zinnen zijn, maar ook een bepaalde mimiek in het gezicht.”

    Voor Gijs betekenen deze gesprekken ook direct een lijst aan actiepunten, want hij wil dat de randvoorwaarden optimaal zijn. “De kleine resultaten die je dan behaalt. Dan is er niet alleen geluisterd, maar is er ook nog eens iets mee gebeurd.”

    Tip 2: Besteed aandacht aan de groepsdynamiek

    Creëer een ruimte waarin je fatsoenlijk en prettig met elkaar in gesprek kunt. In een groep komen sommige mensen voortdurend aan het woord en verdwijnen andere naar de achtergrond. Gijs tipt dit op te pakken in een-op-eengesprekken. “Om zelfvertrouwen te geven, zodat je ze een plek kunt geven in de groep, waardoor er ook onderling vertrouwen en begrip ontstaat.” Als je jezelf kunt zijn, creëer je meerwaarde in het project, maar ook in de organisatie en heb je zin in je werk, is Gijs zijn overtuiging.

    En ja, dat betekent dat je als projectmanager een halve psycholoog bent. “De participatiesamenleving vraagt toch dat wij op een andere manier in onze samenleving staan. De gemeente bepaalt niet wat goed is voor ons samen.”

    Tip 3: Zorg ervoor dat iedereen input kan leveren

    Soms breng je iedereen samen. Gijs: “Een planningsessie waarbij twintig tot dertig man vanuit eigen achtergrond en eigen ervaring stickeren. Daar vindt de dialoog plaats. Mensen krijgen een plek in het overleg.” En een andere keer verzamel je alle input zelf, maar dan wel aan de voorkant. Het is belangrijk om met elkaar een heldere scoop te definiëren. “Vaak komt iets vanuit politieke ambitie, daar komt dan een masterplan of projectplan uit. Voor de ontwikkeling van zo’n proces, moet je de juiste mensen aan de voorkant laten meebeslissen. Wil je de beste brug op een bepaalde locatie bouwen dan heb je een betonbouwer nodig, een bewapeningsspecialist, planningsdeskundige, groenman, financieel iemand, iemand die subsidies regelt en gaat het om een of gaat het om meerdere gemeenten?”

    Bonustip: haalbaarheid en kansenanalyse

    Regel budget en medewerking. Is het duidelijk welke financiële middelen nodig zijn? Werken alle partijen mee? Gijs: “Je moet er samen uit kunnen komen, zowel met interne als externe stakeholders. Een project valt of staat met medewerking. Ik zet ‘m scherp neer in hoeverre dingen kans van slagen hebben.”

    En ook al zijn dit de gouden tips voor een integrale samenwerking, zo nu en dan is er een krachtenveld waar jouw directe invloed als enthousiaste procesmanager of veranderaar niet tegen is opgewassen.

    Directe invloed

    En dat brengt Gijs eigenlijk direct bij zijn vraag aan het netwerk, want als jouw directe invloed stopt, hoe kun je dan toch invloed uitoefenen om veranderingen te bewerkstelligen?

    Ter illustratie heeft Gijs een treffend voorbeeld van een verandertraject dat hij mocht leiden voor een gemeente. In het begin was de weerstand van de betreffende afdeling groot. “Van de veertig mensen, waren er drie enthousiast en tijdens de eerste workshop gingen de mensen gewoon staan, zo van ‘wat kom jij hier nou doen?’” Gijs gaat onderzoeken, luisteren en zet mensen in hun kracht, zodat ze weer met plezier naar hun werk kunnen. Dat lukt. Maar veranderingen kunnen zich niet beperken tot een enkele afdeling, is zijn mening. “Het werkt op alle fronten door. Dingen liggen niet op één plek, altijd in samenwerking met. Mensen passen zich aan.” Maar kloppend aan deuren in de conservatieve organisatie, blijkt verandering te vroeg. De samenwerking met Gijs wordt beëindigd en hij laat teleurgestelde mensen achter die er wel aan toe waren.

    Aanmelden bij community

    Lees verder

    Bloggers uitgelicht

    Kirsten Bekkers
    Kirsten Bekkers
    Ruimtelijk onderzoeker conceptontwikkeling
    Jan Nathan Rozendaal
    Jan Nathan Rozendaal
    Burgemeester gemeente Elburg
    Astrid Nienhuis
    Astrid Nienhuis
    Burgemeester gemeente Heemstede
    Andy van den Dobbelsteen
    Andy van den Dobbelsteen
    Hoogleraar Climate Design & Sustainability, fac. Bouwkunde TU Delft