De verschillende talen van beheer en bestuur

    Wouter Ram
    Projectmanager/contractbeheerder

    Beheer is ten onrechte een afgekaderd en stoffig hoekje binnen de techniek, volgens Wouter. Maar wel één waar Nederlanders te goed in zijn. Niet zozeer planmatig aan de voorkant, wel in het pleisteren aan de achterkant. Bij zijn huidige projecten pleit hij voor samenwerking met beheer om zo de zij- en wij-kampen te voorkomen. 

    Wouter Ram, de man die veel ervaring heeft opgedaan binnen beheer en onderhoud en die kennis ook in zijn huidige rol als contractbeheerder toepast. Hij ziet beheer en onderhoud als volgt: “Dat je ervoor zorgt dat een asset of onderdeel zijn levensduur haalt en zijn functie blijft uitvoeren.” 

    Gladgetrokken kades

    “In Nederland voeren we het beheer goed uit. De weg ligt er eigenlijk altijd goed bij, ik denk dat we het zelfs te goed doen. Als we wat meer oog hebben voor wat we hebben en in welke staat dat is, dan kan het efficiënter.” Wouter geeft er beeld bij. “De Amsterdamse bruggen en kademuren, daar moet nu een hele klap geld tegenaan en met dat geld wordt dan perfect onderhoud gepleegd en dat wordt weer helemaal strakgetrokken. Maar ik denk dat dat niet nodig was geweest als je de periodes daarvoor goed oog had gehad voor beheer en onderhoud. En op het moment dat je dat goed gaat doen en vanuit die functie blijft redeneren, dan denk ik dat er ook minder nieuwbouw nodig is, omdat je meer uitgaat van het areaal dat je hebt en hoe je dat optimaal kunt inzetten.”  

    We pleisteren dus op tijd, waardoor de urgentie ontbreekt om de zaken echt anders aan te pakken. Beheerders zijn vaak niet in staat om te plannen, maar ook niet om risico te nemen. Wouter: “Er wordt gedacht: Ik weet eigenlijk niet precies wat de staat is, laat ik het uit voorzorg maar vervangen.” Zonde vindt hij. “Als je de staat beter in zicht hebt en een beetje risico durft te nemen, dan kun je ook besluiten om het wat minder uit te voeren. Je gaat nu bijvoorbeeld een weg onderhouden met een laag daarop die tien jaar meegaat. Maar als je voorziet dat over vijf jaar een nieuwe wijk gebouwd gaat worden en dat die weg niet meer gaat voldoen, waarom dan geen laag voor vijf jaar? Neem dat risico.” 


    Assetmanagement

    In Wouter zijn tijd bij de provincie Noord-Holland werd het beheer geprofessionaliseerd. Dat mondde uit in assetmanagement. Maar volgens Wouter is dat niet meer dan doen wat ze al deden, alleen dan beter. “De assets waren niet altijd even goed in beeld en werden met veel liefde onderhouden, maar niet efficiënt en planmatig. Dan creëer je een achterstand, die niet meer in te lopen is.” 

     

    Wat kost dat?

    Je moet ook de kosten inzichtelijk hebben. De bewuste pot met geld is aan het einde van het jaar niet altijd op, want het beheer is niet ieder jaar hetzelfde. Heb je je gegevens niet op orde, dan weet je niet wat je in de aankomende jaren nodig hebt. Dus wordt de pot met geld opgemaakt aan een kinderboerderij, bijvoorbeeld. Bestuurders zetten hun vraagtekens als een beheerder het jaar daarop zijn hand ophoudt. “Hoezo is er nu geen geld?” Een vraag waarop beheerders het antwoord vaak schuldig moeten blijven, omdat ze simpelweg geen idee hebben. 

    Wouter: “Trek de potjes niet leeg, blijf sparen. Het is voor een bestuurder heel fijn om een gelijke begroting te hebben, te werken met jaarschijven. Sparen voor het onderhoud dus. Dat geeft rust op de begroting, maar moet je wel kunnen onderbouwen. Je zit op een zak met geld, maar dat is ge-oormerkt geld.” 


    Andere beheerder

    Op deze manier werken, vraagt een ander type beheerder. Niet meer alleen focus op techniek, maar in staat om verder te kijken en de bestuurder op te zoeken. Technische oplossingen aanbieden die binnen de begroting passen. Wouter: “Kijk, als deze brug stukgaat, dan is dit bedrijventerrein niet meer te bereiken, dan hebben we enorme schade, dus ik heb nu zoveel geld nodig om dat te voorkomen. Dan heb je een verhaal dat de omgeving snapt, dat de bestuurder snapt en dan is geld meestal niet het probleem. Maar dat is niet de aard van de gemiddelde beheerder.”


    Gedachtestappen

    Waar begin je als je gaat professionaliseren? Wouter loopt de gedachtestappen even door. 

    • Welke functie heeft dit nou?
    • In welke staat is dit en hoe kan ik dat achterhalen? 
    • Welke risico’s zijn er?
    • Wat is het belang van een weg? Veiligheid, doorstroming, hoe het eruitziet? En wat vindt de bestuurder belangrijk?

     

    Sommige zaken zijn tegenstrijdig, want een veilige weg is een afgesloten weg, zegt Wouter. Hoeveel minder veilig mag die weg worden? Die balans moet je opvragen bij de bestuurder, want focus je je bij onderhoud op veiligheid of doorstroming? “Geef aan: als we meer op veiligheid focussen, betekent dat dat we zoveel per jaar meer nodig hebben en dat daardoor de doorstroming iets afneemt. Dan kan die bestuurder daarop reageren, want dat is wat een bestuurder snapt. Als jij vraagt: moeten we 8 of 10 mm dik asfalt hebben, dan zegt die bestuurder: doe maar wat.”  


    Exact weten

    Alles begint met exact weten welk areaal je hebt en in welke staat. Heb je dat niet helder, dan is het dweilen met de kraan open. Wouter: “Dan wordt uit een project gevraagd welk type ze nodig hebben. Beheer weet dat niet precies, dus het project kiest zelf maar wat. Weer een nieuw type weg, mast of lamp, waardoor het beheer weer lastiger wordt.” 

    Er wordt een vergelijking gemaakt met oldtimers. “Zoals een auto uit 1930 geen onderhoudsboekje heeft, zo heeft een areaal dat in allerlei tijden is gebouwd geen exacte berekeningen. Er zijn verschillen tussen tekening en bouw, want daar werd niet op de liter exact beton gegoten. Tussentijds onderhoud is niet vastgelegd. Veel tekeningen en werkzaamheden zijn niet gedigitaliseerd en kennis zit in hoofden van mensen …” 


    Kapotte brug

    Wouter vertelt over een kapotte brug. Er ging een man met pensioen en van ‘zijn’ brug wist hij precies wat ieder piepje en kraakje betekende. Alleen heeft zijn kennis nooit het papier gehaald. Zijn opvolgers kennen die piepjes niet en de boel liep vast. Tsja, en hoe ga je dat dan oplossen? 

    Begin met inspecties, zegt Wouter. Durf te zeggen: “Ik weet het niet, wij hebben de gegevens niet. Toon lef!” Hij adviseert wel om dan niet alleen met het probleem te komen, maar ook met een oplossing. “Mensen verantwoordelijk voor het beheer zijn altijd mensen met veel liefde voor de eigen discipline, allemaal doen ze hun stinkende best, maar ze verzuipen vaak in achterstanden. En ze moeten ook de ruimte krijgen om deze stappen te zetten en moeten ook gesteund worden door hun manager en ook door hun directeur.”  


    Aandacht beheer

    In zijn huidige rol vraagt Wouter nog steeds aandacht en begrip voor beheer. “Vaak hoor je: oh, die beheerder weet niet wat-ie wil en geeft geen antwoord. En dan denk ik: maar hoe kunnen we die beheerder helpen? In plaats van nog meer druk vanuit een project waarvoor ze de antwoorden nu nu nu willen hebben. Hoe kunnen we er nou voor zorgen dat we de beheerder een oplossing bieden? Oh, je hebt de informatie niet. Dat is geen probleem, dan gaan we gewoon inspecteren. Dan lossen we het samen op. Soms kun je daardoor ook je eigen doel beter bereiken.” 

    Op de hoogte blijven van interessante verhalen van professionals? Meld je dan aan bij de community.

    Aanmelden bij community

    Lees verder

    Bloggers uitgelicht

    Kirsten Bekkers
    Kirsten Bekkers
    Ruimtelijk onderzoeker conceptontwikkeling
    Jan Nathan Rozendaal
    Jan Nathan Rozendaal
    Burgemeester gemeente Elburg
    Astrid Nienhuis
    Astrid Nienhuis
    Burgemeester gemeente Heemstede
    Andy van den Dobbelsteen
    Andy van den Dobbelsteen
    Hoogleraar Climate Design & Sustainability, fac. Bouwkunde TU Delft